Effiziente Kunden- und Projektverwaltung mit Microsoft 365: So bauten wir unser eigenes CRM

Kunden- und Projektverwaltung bei TBO – unser DYI CRM mit Microsoft

In einer Digitalagentur wie der unseren, in der Produkte für Bestands- und Neukunden entwickelt werden, sind strukturierte Kundendaten ein wichtiges Tool. Insbesondere auf der Schnittstelle zwischen Projektmanagement und dem Agenturgeschäft ist es für die Teams praktisch, wenn sie auf zentral und gemeinsam gepflegte Daten zugreifen können. Das macht die Arbeit mit Kunden und Dienstleister, die Nachverfolgung von Beziehungen, Anbahnungen und laufenden Projekten – von der ersten Idee bis hin zum Abschluss – einfacher.

Doch CRM-Tools sind unter Umständen teuer. Statt als Microsoft-Kunde auf noch ein weiteres kostenpflichtiges Tool zu setzen, haben wir uns gefragt:

Kann uns eines der Unmengen an Microsoft-365-Tools, die ohnehin in unserer Lizenz enthalten sind, dabei helfen?

Das Ergebnis: Wir haben unser eigenes CRM mit Microsoft Lists und Power Automate erstellt. In diesem Blogbeitrag teilen wir, wie wir das geschafft haben und warum diese Lösung für uns perfekt ist.

 

Unsere Anforderungen an ein CRM

Bevor wir gestartet sind, haben wir überlegt, was ein CRM für uns leisten muss:

• Verwaltung von Kundenkontaktdaten: Personen und Unternehmen übersichtlich erfassen, miteinander verknüpfen und einfach abrufen.
• Dienstleister und Partner: Auch externe Partnerdaten wollen wir sauber verwalten, da wir hin und wieder mit Partnern zusammenarbeiten.
• Projekt-Tracking: Kundenprojekte sollten von der ersten Idee bis zum Abschluss in einer Funnel-Ansicht organisiert werden, um uns im Team stets über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.

 

Unser CRM mit Microsoft Lists

Microsoft Lists hat sich als perfekte Basis für unsere Anforderungen erwiesen. Es bietet eine flexible und visuell ansprechende Möglichkeit, Listen anzulegen, miteinander zu verknüpfen und individuell anzupassen.

 

 

Unsere Listenstruktur: Drei separate, miteinander verknüpfte Listen

1. Kontakte
   • bezieht sich auf einzelne Personen. Ein Eintrag = eine Person.
   • Enthält Felder wie Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Position im Unternehmen
   • Ein Feld für das Unternehmen. Dieses ist als so genanntes „Look-Up“-Feld angelegt und verknüpft jeden Kontakt mit dem Unternehmen in der „Unternehmen“-Liste.
2. Unternehmen
   • Hier speichern wir Informationen wie den Firmennamen, die Adresse, die Art der Beziehung (z. B. Kunde, Partner, Dienstleister) und die verknüpften Kontakte.
3. Projekte
   • Eine Projekte-Liste, die in einer Funnel- bzw. Board-Ansicht genutzt wird, um Projekte in verschiedenen Status zu verfolgen.
   • Felder wie Projektnotizen, Budget, verknüpfter Kunde (aus der Unternehmen-Liste) und Kommentare halten alle wichtigen Informationen an einem Ort.

Bidirektionale Verknüpfung

Dank der Look-Up-Funktion sind die Listen miteinander verbunden. Ein Kontakt ist immer mit einem Unternehmen verknüpft, und von jeweils beiden Listen kann man zur jeweils anderen springen. Änderungen an einem Feld, z. B. der Name eines Unternehmens, aktualisieren sich automatisch in allen Listen.

Kunden- und Projektverwaltung bei TBO – unser DYI CRM mit Microsoft

Automatisierung mit Power Automate und AI Builder

Das manuelle Einpflegen von Daten kann zeitaufwendig und fehleranfällig sein – insbesondere bei der Vielzahl an Kontakten, die in einer Agentur zusammenkommen. Deshalb haben wir uns die KI-Funktion von AI Builder in Power Automate zunutze gemacht.

Automatisiertes Auslesen von E-Mail-Signaturen

Mit einem eigens entwickelten Flow haben wir eine Lösung geschaffen, die E-Mail-Signaturen automatisch ausliest und die enthaltenen Daten in die entsprechenden Spalten unserer Listen einträgt.

So funktioniert es:

1. Trigger: Eine von einem Kontakt erhaltene E-Mail (mit einer neuen Signatur) wird an eine eigens für diesen Zweck eingerichtete interne Mailadresse weitergeleitet
2. AI Builder-Aktion: Die KI erkennt und extrahiert Felder wie Name, Position, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Unternehmensname.
3. Datenübertragung: Die Informationen werden automatisch in die entsprechenden Listen (Kontakte und Unternehmen) übertragen und verknüpft.

Das spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für konsistente und fehlerfreie Daten.

 

 

Projekt-Tracking in der Funnel-Ansicht

Unsere Projekte-Liste nutzt die Board-Ansicht von Microsoft Lists, um den Fortschritt jedes Projekts sichtbar zu machen. Wir haben z.B. folgende Spalten definiert:

• Status: Z. B. „Erste Gespräche“, „Interesse“, „Projektzusage“ oder „Projekt abgeschlossen“.
• Projektinformationen: Name des Projekts / Arbeitstitel, Kunde, Notizen, Budget, Status
• Karten-Ansicht: Projekte können per Drag-and-Drop zwischen den Spalten (Spalten = Status) verschoben werden, ähnlich wie in einem Ticket-Tool.

Das sorgt für Transparenz im Team und ermöglicht es unseren Sales Managern, stets auf dem Laufenden zu bleiben.

 

 

Warum das CRM mit Microsoft für uns eine optimale Lösung ist

• Kosteneffizient: Da wir bereits Microsoft 365 Business Standard nutzen, entstanden keine zusätzlichen Lizenzkosten.
• Flexibel: Microsoft Lists ist hochgradig anpassbar und kann jederzeit erweitert werden.
• Effizient: Mit Power Automate und AI Builder konnten wir Routineaufgaben automatisieren und wertvolle Zeit sparen.
• Transparent: Unsere Teams und Sales Manager haben stets Zugriff auf die aktuellsten Projekt- und Kundendaten.
• Niedrigschwellig: Aufbau und Pflege des Tools benötigen kein spezielles Fachwissen und konnten/können von Projekt- sowie Sales-Managern übernommen werden

Mit Microsoft Lists und Power Automate haben wir ein maßgeschneidertes CRM geschaffen, das unseren Anforderungen perfekt entspricht. Es zeigt, dass man nicht immer auf teure Drittanbieter-Tools angewiesen ist – oft reicht es, das Potenzial der vorhandenen Software zu nutzen.

Bei Interesse teilen wir gerne unsere Erfahrungen. Wenn Sie ähnliche oder sogar bessere Lösungen gefunden haben, sind wir ebenfalls an einem Austausch interessiert!