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Als Office Manager:in bei TBO bist du die “gute Seele” unserer Agentur und sorgst dafür, dass alles reibungslos läuft – von der Organisation des Arbeitsalltags bis hin zu besonderen Team-Events. Du schaffst eine angenehme, gut organisierte Arbeitsumgebung für das Team, kümmerst dich um administrative Aufgaben und unterstützt bei internen Abläufen, Reisen und Veranstaltungen. Dabei hast du nicht nur das große Ganze im Blick, sondern auch ein Auge fürs Detail – und dafür, dass sich alle bei TBO wohlfühlen.

Zu deinen Aufgaben gehören:

• Verantwortung für die allgemeine Büroorganisation
• Einkäufen für Team-Meetings, Kundentermine und Bürobedarf
• Vor-/Nachbereitung der Räumlichkeiten für internen und externen Meetings
• Planung und Buchung von Geschäftsreisen
• Organisation von Team-Events
• Koordination und Versand von Kundengeschenken
• Unterstützung der Geschäftsführung bei der Entwicklung von Standards und Prozessen für ein reibungsloses Mitarbeiter-Onboarding
• Verantwortung für die Themen Arbeitssicherheit, Nachhaltigkeit und Datenschutz
• Verwaltung von Leasing-Geräten
• Koordination von externen Dienstleistern
• Unterstützung der Geschäftsführung
• Vereinzelt Unterstützung bei Marketing Maßnahmen
• Übersicht und Kontrolle von Software-Lizenzen und Zugängen
• Jubiläen und Geburtstage von Mitarbeiter:innen
• Ablagen und Dokumentenmanagement
• Office-Erreichbarkeit
• CRM: Kontaktdatenpflege (Kunden, Dienstleister, Mitarbeiter, …)
• Im Vergleich zu den anderen Mitarbeitern, wird beim Office Management erwartet, dass ein Großteil der Arbeitszeit im Büro stattfindet. Bis zu 2 Home Office Tage sind nach Abstimmung pro Monat möglich.

 

Das bringst Du mit

• Du bist ein Organisationstalent und bevorzugst eine Mischung aus Routine und Abwechslung
• Als Herz des Büros bist du aufgeschlossen, kommunikativ und gehst gerne auf Menschen zu
• Du arbeitest strukturiert und genau, bist verlässlich und bringst eine hohe Eigenmotivation mit
• Du handelst lösungsorientiert und denkst unternehmerisch
• Du verfügst idealerweise über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, in der Hotellerie oder vergleichbare Erfahrung
• Mehrere Jahre Agenturerfahrung im Office Management wären wünschenswert
• Du hast eine IT-Affinität und verfügst über einen sicheren Umgang mit MS Office Programmen
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse

 

Vielfalt bei TBO

Bei TBO schätzen wir Vielfalt, fördern Inklusion und unterstützen individuellen Ausdruck in unserem Arbeitsumfeld.
Chancengleichheit ist für uns selbstverständlich – unabhängig von Herkunft, Geschlecht, Religion, Alter, Behinderung oder sexueller Identität.
Wir setzen uns aktiv für die Teilhabe von Menschen mit Schwerbehinderung oder Gleichstellung ein.
Und falls du nicht alle Punkte aus einer Stellenausschreibung erfüllst: Bewirb dich trotzdem!
Wir schauen individuell auf jedes Profil.
Wir freuen uns darauf, von dir zu hören und gemeinsam die Zukunft zu gestalten.