Viele kennen das Gefühl von Stress im Alltag nur zu gut. Aber so ist das in einer Agentur, oder? Man hat eben viel zu tun. Schließlich haben wir alle viel auf dem Tisch, müssen über komplizierte Dinge nachdenken und haben noch irgendeine Deadline im Nacken.
Das ist zwar alles richtig, jedoch gibt es Mittel und Wege mit Stress umzugehen , ihn garnicht erst aufkommen zu lassen. Denn, oft ist die Ursache von Stress „nur“ die eigene Unsicherheit. Das Gefühl von Stress ist am Ende nur das Symptom, die Reaktion darauf, die diese Unsicherheit sichtbar macht.
Wenn wir im Alltag in Situationen geraten, in denen wir nicht so recht wissen, was genau der nächste Schritt ist, entsteht Unsicherheit. Kann man damit nicht umgehen, entsteht daraus schnell das Gefühl von Kontrollverlust.
Das darf natürlich niemand mitbekommen, ergo wird das Ganze souverän überspielt. Das ist extrem anstrengend und verursacht am Ende noch mehr Stress: Der Körper schaltet in den Überlebensmodus und das agieren und reagieren fällt schwer. Das Herz rast, man fängt an zu schwitzen und/oder zu stottern . Dass die Deadline immer näher rückt und der Kunde auf Ergebnisse wartet, macht die Situation nicht wirklich besser.
Einen kühlen Kopf bewahren
Zu lernen, mit stressigen Situation umzugehen, ist sicher ein Weg, damit fertig zu werden. Allerdings ist es wie in der Medizin — wenn wir nur die Symptome bekämpfen, zwingt uns die Ursache auf lange Sicht trotzdem in die Knie. Wir sollten uns daher bewusst machen, warum wir immer wieder in diese Situationen kommen. Wieso sehen wir sie nicht kommen? Sie tauchen plötzlich auf und wir sind völlig überfordert und wissen nicht, wie wir damit umgehen sollen. Der Grund hierfür ist eigentlich simpel und offensichtlich: Der nächste Schritt ist nicht klar. Der nächste Schritt, der erforderlich ist, um das Projekt voran zu bringen; um den gewünschten Output zu liefern.
Meistens wissen wir sogar, was der nächste Schritt ist, wir haben nur noch nicht definiert, was das genau für uns bedeutet. Mit welchem Fuß müssen wir den Schritt gehen, welches Paar Schuhe müssen wir dazu tragen, also welche Vorbereitungen müssen getroffen sein, um loszulegen und uns nur auf den einen Schritt konzentrieren zu können?
Mach Dir Deine nächsten Schritte klar!
Jeden Abend nehme ich mir 10 Minuten Zeit und gehe die folgenden drei Punkte durch. So schaffe ich es alle Unklarheiten zu beseitigen und die Weichen für einen ruhigen fokussierten Arbeitstag zu stellen.
1 – Reflektiere und stelle die richtigen Fragen
Ich nehme mir meinen Kalender, meine To-do-Liste und eventuelle Notizen, die ich mir an dem Tag gemacht habe. Ich schaue mir den heutigen Tag und die nächsten Tage an und filtere die Aufgaben heraus, die heute nur teilweise oder garnicht erledigt wurden. Gab es an einer Stelle eventuell Blockaden, die ich vorher noch nicht gesehen habe und weshalb eine Aufgabe nicht erledigt werden konnte? Ergeben sich daraus neue Aufgaben? Welche Aufgaben stehen morgen an? Was davon muss morgen unbedingt erledigt werden? Was muss getan werden, damit ich damit starten kann? Wie viel Zeit benötige ich dafür? Bin ich überhaupt die richtige Person dafür?
2 – Entwickle Prioritäten und schaue voraus
Stellt man sich die richtigen Fragen, ergeben sich klare Prioritäten. Diese wiederum sagen einem, was genau am nächsten Tag die wichtigsten Aufgaben sind, die erledigt werden müssen, um Projekt X weiter, bzw. mich meinen Zielen einen Schritt näher zu bringen.
Wichtig ist hierbei, nicht nur den nächsten Tag im Auge zu haben, sondern auch die Tage danach. So läuft man nicht Gefahr, eine mehrtägige Aufgabe „plötzlich“ aufgrund eines Meetings unterbrechen zu müssen. Wichtig: Vermeintliche Hürden sollten mit in die Planung aufgenommen werden, um sie ohne Probleme überspringen zu können (oder vielleicht sogar ganz einfach drum herum laufen zu können).
3 – Erschaffe Klarheit und verständige Dein Unterbewusstsein
Was jetzt noch fehlt, ist das gegenseitige Verständnis des bewussten Teils Deines Gehirns (der Teil, der diesen hervorragenden Plan ausgearbeitet hat) und Deines Unterbewusstseins (der Teil des Gehirns, der sich sonst am nächsten Tag immer wieder Ausreden einfallen lassen wird, warum Du genau jetzt in dem Moment, in dem Du Deine wichtigste Aufgabe angehen willst, vielleicht doch lieber mit dem Kollegen über den nächsten Urlaub quatschen solltest).
Ich trage mir dazu alle Aufgaben in meinen Kalender ein. So habe ich auf der einen Seite über den Tag hinweg eine Orientierung, was genau ich wann tun muss und wieviel Zeit ich dafür habe. Und auf der anderen Seite sieht mein Unterbewusstsein so, dass ich es ernst meine. So versucht es vielleicht einmal weniger, mich davon abzuhalten. Das bedeutet, meine nächsten Schritte sind bereits jetzt, einen Abend vorher, genau definiert und festgehalten. So brauche ich morgen nicht mehr darüber nachzudenken, was als nächstes kommt — ein Blick in den Kalender reicht.
Meine Erkenntnisse
Das Reflektieren des vergangen und das Planen des nächsten Tages funktioniert wie eine Art „Reset-Knopf”. Alle herumschwirrenden Gedanken, alle losen Zettel und alle Notizen wurden richtig kategorisiert, verknüpft und an der richtigen Stelle abgelegt. Man weiß genau, was man getan hat und was man am nächsten Tag tun muss. Das bedeutet mehr Sicherheit und man kann entspannt, beruhigt und mit „leerem Kopf” ins Bett gehen.
So hat das Unterbewusstsein Zeit, während der Nacht alle Ereignisse des Tages zu verarbeiten und muss sich nicht mehr um irgendetwas kümmern, was noch im bewussten Teil „herumliegt“. Nun sind am Ende der Nacht alle Ablagen auf dem neuesten Stand, alle Datenträger sind defragmentiert und das Gehirn hat nach dem Aufstehen sofort die volle Kapazität und Rechenleisten um sich um wichtige Aufgaben zu kümmern.
„Minute-to-minute and day-to-day you don’t have time to think. You need to have already thought“ – David Allen („Getting Things Done“)
Startet man in den Tag, muss man diese Rechenleistung nicht damit vergeuden, zu planen, sondern kann direkt loslegen. Weiß man im laufe des Tages einmal nicht, wie es weitergeht, genügt ein Blick in den Kalender. Wirft man nach ein paar Stunden einmal einen Blick zurück, wird einem klar, was bereits alles passiert ist. Das pusht und motiviert ungemein, um sein Ziel zu erreichen und noch mehr zu schaffen. Genau dieses Gefühl vervielfacht sich am Abend; man ist voller Energie und kann beruhigt in den Abend starten.
Zusammenfassung
Das Ziel des Ganzen ist allerdings nicht nur, im Alltag nicht von Aufgaben und Terminen gehetzt zu werden und immer wieder in Stress zu verfallen, sondern vielmehr, sich seiner Aufgabe und seiner Zeit bewusst zu werden und sich nicht immer wieder von seinen Zielen abbringen zu lassen.
Es ist eine Möglichkeit, Motivation zu schaffen, Kontrolle über sein Handeln zu erlangen und nicht fremdbestimmt durch den Tag gehetzt zu werden. Wir müssen uns selbst sagen, was wir zu tun (und zu lassen) haben, um unsere Ziele zu erreichen. Tun wir das nicht, tut es ein Anderer für uns — nur, dass wir dann nicht unsere Ziele verfolgen, sondern die des Anderen.
